「エクセルでの帳簿管理・計画策定に限界」クラウド会計を導入し、業務工数50%減に導いたのは『メリービズ経理DX』の”生きたノウハウ”

エクセルによる帳簿作成で一元管理を実現。しかし、属人化が進み徐々に限界が…

――まずは、どのような事業を展開されているか教えてください。

渡部氏： 簡単に説明すると、福島第一事故の対応に関する、技術開発や設計業務をおこなっています。事故で原子炉内の核燃料が溶け、本来の形を失った「燃料デブリ」という状態のものに対し、放射性物質を外に漏らすことなく、どのように安全に取り出すかという課題に取り組んでいます。

具体的には、東京電力が中心となって全体を進めているプロジェクトの中で、私たちは事故が起きた1～4号機の内の、3号機における燃料デブリの取り出しに関する基本設計や研究開発を担当しています。

――経理・財務グループの体制について聞かせてください。経験者が多いのでしょうか？

渡部氏： 私と山田を含む4名体制です。その中で、経理・財務のバックグラウンドがあるのは私しかいませんでした。

山田氏： 私は経理経験はありませんでした。じつは、以前は東京電力パワーグリッドにて現場業務をしていたんです。ただ、どうしても福島で働きたい、福島の復興に貢献したいという想いが強く、福島で働かせてほしいと会社に希望を伝えていたところ、今の経理・財務グループへの配属が決まりました。

――そうなんですね！とても素敵です。次に経理業務の点で質問ですが、当時抱えていた課題はどのようなものでしたか？

渡部氏： 当時の課題を簡単にまとめると、「属人化」と「エクセルでの帳簿管理が限界だった」という二つですね。

まず、私自身が出向という立場だったこともあって、私がチームを離れた後の経理業務の継続性に大きな不安を感じていました。一部のメンバーに業務が集中している状況もどうにかしないといけなくて。

当時の管理会計業務は、エクセルを駆使しておこなっていました。案件別採算管理といった管理も関数を組んだエクセル内で実現したのですが、次第に業務量が増加し、ファイルが非常に重くなっていきました。当時、社内パソコンにオンプレミス型の会計システムをダウンロードして使用していました。エクセルはその補助という位置づけです。

部門別採算管理や月次の予実分析といった業務を実施しようにも、まず、エクセルが重くて開かない。次に画面がフリーズすることに怯える…
これは何とかしないと、と思っていました。引き継ぎ作業も難航しましたね。

また、従来の会計ソフトだけでは経営管理側がもとめる要求に対応しきれなくなっていました。特に予算管理では、計画策定の際に各部署のシートを集計しながら、人数按分で原価と販管費に配分し、さらに案件ごとに受注見込額で按分するといった処理が必要だったんです。こうした配賦・振替のロジックを理解できる担当者が限られてしまい、完全に属人化していました。

――経理の専門人材を採用する方法も検討されたのでしょうか？

渡部氏： 採用は、検討しましたが難しかったです。本社は、福島の中でも大熊町という人口の少ない地域にあります。求職者の母数が少ない中で、求める専門スキルを持っている経理財務の人材採用は容易ではありません。そこで、外部の力を借りる、一部アウトソーシングするのが最適と考えました。

メリービズコンサルタントの高い専門性と暗黙知を察するコミュニケーションが決め手に

――『メリービズ経理DX』を選んだ決め手は何でしたか？

渡部氏： 候補のひとつとして、メリービズさんにまず口頭だけで今の業務の状況や課題を説明しました。その時、何の資料もない状態だったにも関わらずかなりポイントを押さえて理解してくださいました。

その時点ですでに弊社の抱える課題を掘り起こしもしてくれて「ここなら任せられそうだ」と感じました。非常にコミュニケーションが取りやすかったことも大きいですね。会話のキャッチボールがスムーズで、心地よかったんです。

コンサルタントさんには経理担当者と連携しながら業務を進めていただく必要があるため、円滑にやりとりできることは重要な判断要素になりました。

――なるほど。実際の導入プロセスでもメリービズコンサルタントのコミュニケーション力が発揮されたそうですね。

山田氏： そうですね。最初の方のミーティングで弊社の種々のデータをお渡ししたあと、「一度では把握しきれないだろうから、また説明させてもらう機会を設けることになるだろう」と思っていました。

しかし、その次の打ち合わせ開始直後、すでに全体の構成を理解されていることがわかり、驚きました。本当に、理解が早すぎて（笑）。多数のコンサルティングを対応してきたメリービズさんだからこそ、社内でたくさんの知見が蓄積されているんだなと感じました。

クラウド会計・クラウド経営管理システムへのスムーズな移行。「属人化の解消」と「経営の見える化」を実現

――クラウド会計ソフト導入の背景と効果から伺います。率直に、どのような背景があり、メリットは何でしたか？

山田氏：メリットとして、かなり属人化が解消されました。渡部から他メンバーへの業務引き継ぎがなかなか進まなかったので、社内のIT担当者にクラウド型システム導入の合理性を提案したんです。社内審査は厳格でしたが、一度承認を取り導入できれば、更新時もそのまま活用できます。経理業務の生産性向上につながるメリットの方が大きいと判断し、推進しました。

渡部氏： 外部に経理記帳業務を委託する場合、クラウド会計は親和性が高いです。オンプレ型であると、重いデータの送受信、読み込みといった作業も発生します。クラウド会計を導入して、外部委託先の作業効率も上がり、まずは「属人化しない体制」を作ることを最優先に進めてきました。

――クラウド会計ソフト導入後に実施した、経営管理システムについてはどうでしょうか？

渡部氏： 導入支援をお願いした経営管理システム『Loglass』では、配賦や振替のルールをマスタに登録できるようになり、誰でも更新できる仕組みを整えることができました。これにより、担当者のスキルや知識に依存せず、同じロジックで全員が作業できる環境ができたことが大きな変化でした。

従来のエクセル運用では、「この人にしか分からない」「ここを動かすと壊れる」といった不安が常にありましたが、クラウド化によってデータ構造が明確になり、全員が安心してアクセスできるようになりました。

また、単にシステムを入れ替えただけではなく、業務そのものを見直す良いきっかけにもなりました。たとえば、どこまでを人の判断に残し、どこからを自動化するか、どの情報を見れば即座に意思決定できるかといった点を、メリービズさんと一緒に議論しながら整理しました。結果として、属人化の解消と同時に、経営判断に耐えうる「見える化」が進んだことが何よりの成果だと感じています。

メリービズの最大の強みは、ツールの導入にとどまらず業務設計から社内調整までをトータルで伴走してくれる点

――外部パートナーとして、メリービズにはどのような期待をされていたのでしょうか？

渡部氏： 私たちが期待していたのは、単なる業務代行や方向性の決定ではなく、私たちがまだ気づいていない潜在的な課題を見つけ、最適解を一緒に導き出してくれる存在でした。現場で日々格闘していると、どうしても「この方法しかない」と思い込んでしまう部分があります。そこに第三者の視点で切り込み、新しい発想を持ち込んでくれることを期待していました。

ちなみに、プロジェクトを進めるなかでは、外部パートナーの方に暗黙知もきちんとお伝えするように心がけています。プロの力を引き出すには、その方がスムーズだと思うので。ただ、メリービズさんは、クラウド会計導入の際にすでに私たちの業務内容を深く理解してくださっていたので、次の予算管理プロジェクトでも話が非常に早かったです。課題の本質を短時間でつかみ、ツール選定から要件定義までのプロセスを一気に整理してくれました。

また、提案内容が現実的であることにも信頼を置いていました。理想論ではなく、実際の社内リソースや承認プロセスを踏まえた上で、「この順序なら進められる」「ここは先に整理しておいた方がいい」と具体的なアドバイスをくれたんです。経理業務のDXというと難しく聞こえますが、現場目線で寄り添ってくれる姿勢があったからこそ、安心して任せることができました。

――実際にどのような支援内容でしたか。簡単に教えてください。

渡部氏：クラウド会計ソフトの導入については、業務フローの構築と、運用方法を提案いただき、実際の導入までご支援いただきました。また、経営管理システムについては、主にPMO(*)業務、スケジュールのコントロールやタスク管理、ステークホルダーとの折衝まで、対応いただきましたね。

*PMO プロジェクトマネジメントオフィス

――クラウド会計ツールの導入支援サービスを利用されて、印象に残っていることはありますか？

山田氏： 特に印象的だったのは、プロジェクト全体の進め方が非常にスムーズだったことです。ツール選定では複数の候補を比較検討しましたが、最終的な判断を迷わず下せたのは、メリービズさんがほどよく背中を押してくれたからだと思います。「こういう機能って、東双みらいさんのやり方であれば、合うんじゃないですか？」といったように、こちらの考えを尊重しながらも、判断に必要な情報を整理して提示してくれる。そのおかげで、社内での承認プロセスもスピーディに進みました。

また、社内説明用の資料作成にも多大なサポートをいただきました。上層部への報告資料や稟議資料は、どうしても説得力と構成力が問われます。メリービズさんは、内容の正確性だけでなく、見せ方や伝え方まで考慮して資料を作ってくださり、「これならすぐ承認が通りそうだね」と社内でも好評でした。

導入に伴う混乱もほとんどなく、むしろプロジェクトを通じて社内のチームワークが良くなった印象があります。唯一の課題を挙げるとすれば、頼りがいがありすぎて、ついメリービズさんに頼り切ってしまう点かもしれません（笑）。

――メリービズのPMOサービスに感じた強みを教えてください。

渡部氏： 最大の強みは、ツールの導入にとどまらず業務設計から社内調整までをトータルで伴走してくれる点だと思います。経理やシステムに関する知見を横断的に持っているだけでなく、「この会社ならこう進めるべき」というリアリティのある進行計画を立ててくれる。そのため、私たちは安心して業務に集中できました。

ちなみに、3ヶ月、というかなりタイトなスケジュールで進めていただきました。正直、自社だけでは予定通りにいかなかったと思います。ただ、しっかり逆算してリードいただいたおかげで、ほぼ予定どおり導入できたことには感謝しています。

また、現場とのコミュニケーション力も非常に高いです。コンサルタントの方々は専門性が高いだけでなく、こちらの事情や理解度に合わせて言葉を選んで説明してくれます。だからこそ、経理に詳しくないメンバーでも話についていけるし、プロジェクトに主体的に関わることができる。そうした「人に寄り添うコンサルティング」が、メリービズさんらしさだと感じます。

業務負担が半分になり、締め日は1日短縮。「専門性の高さ」と「同じ目線」のコンサルティングで、安心感を持ちながら推進

――メリービズ経理DXを導入したあとの効果について教えてください。

渡部氏： 今年度に入って、私の業務負荷は半分になりました。これは本当に実感できる変化で、以前は月末月初の締め作業と予実分析だけで丸2日かかっていたのが、今では半日程度で完了できるようになったんです。

クラウド会計とクラウド経営管理のダブル導入により、会計処理から予算管理まで一気通貫でシステム化できました。

クラウド会計は『freee会計』を導入し、親会社のことを熟知している顧問税理士も使用しています。導入時には私たちも定例会議に出席しましたが、メリービズコンサルタントの山本さんが主導し、顧問税理士とも連携して進めてくれるんです。過去のデータ移行から新システムの設定まで、ほぼお任せできました。freee会計に強い税理士とfreee会計に詳しいメリービズさんの組み合わせが、相乗効果を生んでいたように見えました。

実は当初、システム移行には不安もありました。過去の会計データをどうやって移行するのか、既存の業務フローをどこまで変更する必要があるのかなど、課題が山積みに思えたんです。しかし、山本さんが段階的な移行計画を立ててくださり、業務に支障が出ないよう配慮しながら進めていただけたので、思っていたよりもスムーズに移行できました。

――山田さんから見て、会議の様子はいかがでしたか。

山田氏： コンサルタントの山本さんと渡部のやり取り内容は、正直とても専門的で、経理知識がまだまだ浅い私には難しすぎると感じることもありました。仕訳の自動化ルールの設定や、予算統制の仕組み作りなど、同程度の経理の知識がなければ、理解するのは難しい内容だったと思います。

しかし、専門的な話も、山本さんは私たちの目線に合わせて、わかりやすく説明してくれていたと感じています。たとえば、「なぜこの設定が必要なのか」「この変更によって日常業務がどう楽になるのか」といった実務上のメリットを必ず説明してくださるんです。単なる技術的な説明で終わらず、私たち経理・財務グループのメンバーが理解できるよう、具体的な事例を交えて話してくださいました。

実際、会議の中でもその丁寧な姿勢が伝わってきて、とても安心感がありました。質問をすることを躊躇してしまうような雰囲気は一切なく、むしろ「どんな小さなことでも聞いてください」という姿勢で、私たちの不安を取り除こうとしてくださっているのが伝わってきました。

専門性の高いコンサルタントの中には、どうしても専門用語が多くなってしまい、経理の知識がまだ浅い私たちには理解しづらいケースもあると思うのですが、山本さんは常に相手の立場に立って説明してくれるので、最初から安心して任せることができました。この信頼関係があったからこそ、スムーズに導入を完了できたのだと思います。

――ちなみに、プロジェクト全体を振り返ってみて、印象的なエピソードがあれば教えてください。

山田氏： 山本さんから「クラウド会計導入にプロジェクト名を付けませんか？」という提案をいただきました。最初は「名前なんて必要かな？」と思ったんですが、「チーム一丸となって進めるためにも、愛着の持てる名前があったほうがいいですよ」とおっしゃって。

実際にやってみると、これが楽しくて。顧問税理士の先生も一緒に考えてくれて、積極的にアイデアを出してくださったりして嬉しかったですね。（笑）。

渡部氏： 最初はちょっと恥ずかしかったんですが、気がついたらみんなで「それもいいね」「こういうのもありかも」ってワイワイガヤガヤと話し込んでいました。山本さんが意見を言いやすい温かい雰囲気を作ってくださったおかげです。

山田氏： 名前が決まった後、「私たちのプロジェクト」という意識が強くなりました。何か問題が発生しても、「みんなで解決しよう」という気持ちになって、お互いをフォローし合える信頼関係のあるチームが自然と形成されました。単なる業務ではなく、みんなで一緒に作り上げる特別なプロジェクトになったと思います。

プロジェクト名をつける、という提案はありがたかったですね。名前を一緒に考える作業を通じて、東双みらいテクノロジー、メリービズ、顧問税理士の3社が、自然と垣根を越えて一つのチームになっていく感覚がありました。

メリービズ経理DXコンサルティング導入は「確実に楽になる未来」を引き寄せる

――コンサルティングを進めるなかで、コンサルタントである山本さんから、コメントはありますか。

メリービズ経理DX コンサルタント 山本氏： 外部パートナーという立場でしたが、大筋を見たとき、進めにくいことはありませんでした。今までだいぶ褒めていただいてしまいましたが（笑）、それ以上に東双みらいさんの進め方が丁寧で。先ほどのプロジェクト名についても、パートナーとしてご対応いただいたからこそ受け入れていただけたのではと思っています。お陰様で、ほぼ遅滞のないスケジュールで進めることができました。

――山本さん、ありがとうございます。最後に、渡部さん、山田さんから、同様の課題を感じている企業へのメッセージをお願いします。

渡部氏： 弊社の場合は「外に出さざるを得ない」という状況でしたが、数年おきにでもメリービズさんにお願いすることは有効だと思います。より良いシステムが無いかといった点検の意味、が強いですね。

また、現状エクセルでやっているものの、限界を感じている業務がある企業や、既にシステムは導入しているものの使い勝手の悪さを感じる企業は、一度相談すると良いかもしれません。今まで気づかなかった潜在欲求も明らかになると思うので。

また、経理の経験や知識がある方も、世の中の経理関連システムを漏らさず理解することは限界があるのではないでしょうか。それを踏まえると、どの企業でもメリービズさんのようなプロの力には頼るべきです。選定にあたっては、実際に経理の代行支援事業の中での、様々なシステムを利用することによって得た生きたノウハウの蓄積を感じました。ユーザーが求める、よりベターなシステム提案ができ、導入支援、その後の代行支援までしていただける点が、相当な強みだと思っています。

実際、経理に限らず外に依頼すると、直後は瞬間風速的に自分たちの工数は上がるんですが、その先には確実に楽になる未来が待っていると思います。さきほども言いましたがメリービズ経理DXコンサルティング導入後、私の仕事は半分になりました。そのことを考えると、瞬間風速的な忙しさは些細なことです。

山田氏： お伝えしたとおり、もともと私は経理の人間ではないんですよね。だから専門知識が圧倒的に少ない。でも、そんな私がいても山本さんは「その人の立場に立って進めてくれる」を貫いてくれています。もちろん私も付いていけるように努力しますが、山本さんの「目線を合わせて伴走」をしてくださる支援体制に、以前からずっと、今も感謝しています。

だから、知識の低さや社内のカオスさを外の人に知られるのはちょっと恥ずかしい…と躊躇する人が、もしもいたら、そこは気にしなくていいと言えますね。

メリービズ経理DX コンサルタント 山本 修一公認会計士・税理士 / 株式会社ロバスト・スチュワード 代表取締役 https://robust-steward.jp/ 公認会計士・税理士としてErnst&Young（現EY）にて国内上場企業や外資日本法人の会計監査業務及び法人税務サービスに7年間従事。NASDAQ上場企業の日本法人にて経理・財務を担当後、日本最大級のクラウドソーシング仕事依頼サイト”Lancers”を開発・運営するランサーズ株式会社に入社、コーポレート部長として管理業務及び上場準備業務を管掌（同社は2019年東証マザーズ上場）。2021年に当社を創業、ほかベンチャー等の企業の社外役員を務める。京都大学経済学部経済学科卒業。